Adresaci szkolenia

Szkolenie skierowane jest do:

– pracowników sekretariatów szkół i przedszkoli,

– osób zarządzających sekretariatem,

– osób przygotowujących się do pracy administracyjnej w oświacie.

Główny cel szkolenia

Celem szkolenia jest przygotowanie uczestników do profesjonalnego, zgodnego z przepisami prawa oraz efektywnego wykonywania zadań administracyjnych w sekretariacie szkoły lub przedszkola. Uczestnicy zdobędą praktyczną wiedzę z zakresu organizacji pracy, obiegu dokumentów, ochrony danych osobowych, obsługi systemów SIO i RSPO, a także rozwiną umiejętności komunikacyjne i organizacyjne niezbędne w codziennej pracy administracyjnej w oświacie.

Program szkolenia

Część I

1 Wprowadzenie do szkolenia.

• Status zawodowy pracownika sekretariatu

2. Podstawy prawne działania szkół:

• Akty prawne obowiązujące w szkole.
• Tworzenia wewnętrznych aktów prawnych m.in. zarządzenia, regulaminy, procedury.

3. Organizacja pracy sekretariatu:

• Obieg korespondencji
• System kancelaryjny, instrukcja kancelaryjna.
• Rzeczowy wykaz akt, rejestracja spraw w systemie kancelaryjnym.
• Przybory, urządzenia i materiały biurowe.
• Archiwizacja dokumentacji szkolnej, archiwa elektroniczne a tradycyjne.
• Odpisy i kopie dokumentów, wydawanie zaświadczeń, potwierdzanie za zgodność z oryginałem, prowadzenie rejestru upoważnień
• Druki ścisłego zarachowania.
• Dokumentacja uczniowska i dokumentacja przebiegu nauczania, zasady wydawania duplikatów świadectw i prostowania błędów, obowiązek szkolny i obowiązek nauki.

4. Zasady redagowania korespondencji szkolnej:

• Najczęściej popełniane błędy w korespondencji z organami.
• Terminowość załatwiania spraw.
• Korespondencja e-mailowa i ePUAP, podpisy elektroniczne.

5. Ochrona danych osobowych w sekretariacie.
6. System Informacji Oświatowej, Rejestr Szkół i Placówek Oświatowych – omówienie i wskazania na pojawiające się nieprawidłowości.
7. Prawidłowe zarządzanie czasem:

• Organizacja i planowanie pracy i czasu pracy w sekretariacie.
• Praca pod presją czasu.

8. Komunikacja z otoczeniem, w tym przez telefon.
9. Kultura urzędowania w sekretariacie placówki oświatowej.

• Etyka pracy.
• Kultura osobista.
• Wygląd zewnętrzny.
• Etykieta w środowisku pracy.

10.  Dyskusja.

Część II

Podstawy prawne i prace przygotowawcze do wdrożenia EZD.

1. Przepisy prawa w zakresie obowiązku EZD:
a.  pojęcie  EZD  i czy system EZD może być wdrożony jako system wspierający?

2. Jak przygotowanie  jednostki do wdrożenia EZD:
a. Metodyka wdrożenia EZD w podmiocie.
b. Etapy wdrażania EZD.
c. Wybór systemu teleinformatycznego.
d. Integracja EZD z innymi systemami.

3. Wykonywanie czynności kancelaryjnych w systemie EZD:
a. Obsługa korespondencji wpływającej i wychodzącej w EZD (poczta tradycyjna, e-PUAP, doręczenia elektroniczne, mail informatyczne nośniki danych).
b. Dekretacja.
c. Zakładanie i prowadzenie spraw elektronicznych.
d. Kompletowanie akt spraw w EZD.
e. Akceptacje i podpisy elektroniczne w systemie EZD.
f. Zasady przygotowywania odpowiedzi w sprawach prowadzonych w EZD.
g. Korespondencja wewnętrzna w EZD.
h. Obsługa korespondencji wychodzącej w EZD.
i. Wykorzystanie systemu EZD w zakresie wsparcia prowadzenia spraw w postaci papierowej.

Zarządzanie dokumentacją w składach chronologicznych i przekazanie dokumentacji elektronicznej oraz dokumentacji ze składów chronologicznych do archiwum zakładowego w EZD.

1. Tworzenie składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych – wymagania prawne i wymagania dla systemu teleinformatycznego klasy EZD:
a. Lokalizacje składów.
b. Zbiory składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych.

2.  obsługa składów chronologicznych i składu informatycznych nośników danych:
a. Rejestracja dokumentów w składzie.
b. Wypożyczanie i wycofywanie dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych.

3. Przekazywanie dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych na stan archiwum zakładowego.
4. archiwizacja dokumentacji elektronicznej.
5. Archiwizacja dokumentacji elektronicznej i papierowej.

Prowadzenie:

Doktorantka z zakresu prawa, magister prawa, magister zarządzania i marketingu, ukończone studia podyplomowe z zakresu: prawo pracy, administracja, zarządzanie instytucjami publicznymi wymiaru sprawiedliwości, prawo finansowe i rachunkowość budżetowa w administracji publicznej, stały mediator sądowy, mediator w sprawach cywilnych, gospodarczych, rodzinnych, oświatowych, rówieśniczych, administracyjnych, pracowniczych. Ekspert od spraw kontroli zarządczej i mobbingu, wykładowca akademicki na uczelniach publicznych i prywatnych na kierunkach: prawo, zarządzanie, finanse i rachunkowość, bezpieczeństwo narodowe, psychologia, administracja. Doświadczony szkoleniowiec m.in. z zakresu prawa, w tym prawa oświatowego, prawa pracy, HR w oświacie, biznesie, instytucjach publicznych. Autorka licznych publikacji naukowych, prelegent na wielu konferencjach krajowych i zagranicznych. Przez 26 lat wykonywała obowiązki służbowe w jednostkach związanych z administracją rządową, m.in. jako kierownik, osoba zastępująca dyrektora, czy P.O dyrektora. Właścicielka Kancelarii Prawno-Mediacyjnej.

Wymagane:

• komputer ze stabilnym podłączeniem do Internetu,
• przeglądarka internetowa (preferowane  Chrome, FireFox, Opera),
• mikrofon, słuchawki (opcjonalnie)

Przed szkoleniem otrzymasz od nas maila z linkiem do szkolenia. Po kliknięciu  wyświetli się okno, należy podać imię i adres e-mail. Kilkanaście minut przed każdym szkoleniem otwieramy „wirtualny pokój szkoleniowy”, w tym czasie jesteśmy do Twojej dyspozycji w celu sprawdzenia połączenia do szkolenia.

Podczas szkolenia będzie widoczna prezentacja jak również sam trener,  będzie możliwość zadawania pytań trenerowi bezpośrednio na czacie.

Na koniec szkolenia, będą Państwo mieli możliwość wygenerowania zaświadczenia.

Zaświadczenie będzie wydane na podstawie § 23 ust. 2 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 28 maja 2019 r. w sprawie doskonalenia zawodowego nauczycieli – (Dz. U. z 2023 r. poz. 2738.)