Dokumentacja pracownicza w pigułce

Adresaci

Dyrektorzy szkół, przedszkoli, osoby zajmujące się nadzorem a także prowadzące dokumentację kadrową

Główny cel

Zapoznanie uczestników szkolenia z praktycznymi aspektami dokumentacji pracowniczej uwzględniając liczne zmiany Kodeksu pracy. Praca na dokumentach i ich omówienie

Korzyści ze szkolenia, uczestnicy:

Zapoznają się z niezbędnymi danymi w procesie rekrutacji, a także aspektami swojej autoprezentacji.
Poznają sposoby prowadzenia akt osobowych w tym z uwzględnieniem nowelizacji przepisów prawa o część E.
Zwrócą uwagę na prawidłowe prowadzenie dokumentacji pracowniczej.
Dowidzą się jakie dokumenty przyjmować od pracowników, jak je uwierzytelniać.
Poznają zasady prowadzenia dokumentacji elektronicznej i tradycyjnej papierowej – jaki sposób wybrać i dlaczego?
Poznają różnice między mediacjami oświatowymi, a rówieśniczymi.
Jak postępować z przedstawionymi dokumentami w języku obcym?
Jak postępować w przypadku zagubienia lub zniszczenia dokumentów pracowniczych?
Jak postępować w przypadku ponownego zatrudnienia pracownika?
Jak sporządzić umowę o pracę, informację o warunkach zatrudnienia, świadectwo pracy, warunków wypowiedzenia pracy z omówieniem pozostałej dokumentacji zmienionej przepisami prawa.
Jak realizować zagadnienia związane z uprawnieniami rodzicielskimi po zmianie Kodeksu pracy.
Zapoznają się z przygotowanymi wzorami dokumentacji, która podlegać będzie szczegółowemu omówieniu z przykładami.
Jak przygotować skierowanie na badania wstępne, okresowe, kontrolne dla pracowników i przyszłych pracowników, ważność terminów badań lekarskich a możliwość wykonywania pracy.
Dowiedzą się jaką dokumentację prowadzić w przypadkach nagradzania, karania, jak ją ewidencjonować.
Jak przygotować dokumentację związaną z ekwiwalentem za niewykorzystany urlop, czas pracy etatowca i niepełnego etatowca.

Program szkolenia

Niezbędne dane pracowników w procesie rekrutacji

Informacje i dane osobowe od kandydata do pracy, a dane od pracownika. Różnice wynikające z RODO.
Jak wypaść skutecznie w procesie rekrutacji?

2. Prowadzenie akt osobowych pracowników

Części akt osobowych części A, B, C i D, E.
Ponowne zatrudnienie byłego pracownika, zatrudnienie obecnego pracownika na drugą umowę o pracę, zmiana zakładu pracy, śmierć pracownika. Sposób postępowania, dokumentacja pracownicza.
Prezentacja i omówienie dokumentacji pracowniczej. Zasady i prawa obowiązków pracownika i pracodawcy
Układ chronologiczny akt pracowniczych, numeracja w każdej części.
spis treści akt osobowych, jego znaczenie i prawidłowa ewidencja.
Przyjmowanie wyłącznie kopii dokumentacji pracowniczej, dlaczego i jak ja uwierzytelnić.
Dylemat wyboru sposobu prowadzenia dokumentacji pracowniczej? Papierową, czy postać elektroniczną akt osobowych?
Dokumenty generowane w dokumentacji pracowniczej co do zasady w języku polskim czy obcym? Jak postąpić?
Uwierzytelnianie przedstawianych dokumentów rekrutacyjnych.
Zniszczenie czy też zagubienie dokumentacji? Jak postąpić?

3. Część B akt osobowych

Umowa o pracę. Omówienie nowego druku.
Podstawowa i rozszerzona informacja o warunkach zatrudnienia. Omówienie tej informacji po nowelizacji przepisów prawa.
Wypowiedzenie warunków pracy i/lub płacy oraz zmiana umowy o pracę w oparciu o inne przepisy kodeksu pracy. Powody, sytuacje, kazusy tych przypadków.
Dokumentacja z zakresu uprawnień rodzicielskich pracowników. Omówienie pełnej dokumentacji.
Przywileje kodeksowe związane z korzystaniem z urlopu bezpłatnego, dokumentacja.
Omówienie skierowań i orzeczeń lekarskich dotyczących wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich. Czasookresy, termin ważności badań, znaczenie ważności badań do realizacji wykonywanych zadań.
Zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia BHP. Niezbędna dokumentacja w zakresie BHP i Ppoż.
Nagradzanie, wyróżnienie, karanie w świetle porządkowej podnoszenia kwalifikacji zawodowych.
Możliwość podziału akt osobowych na podzbiory B1, B2, B3 itd.

4. Części C akt osobowych

Oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę.
Wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy.
Dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy.
Kopia wydanego pracownikowi świadectwa pracy.
Potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym.
Umowa o zakazie konkurencji obowiązująca po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę.
Skierowania i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających.

5. Części D akt osobowych

Możliwość podziału akt osobowych na podzbiory np. D1, D2, D3 …
Sposób postępowania i dokumentacja pracownicza w razie zatarcia kary porządkowej.

6. Części E akt osobowych

Jak długo należy przechowywać w aktach osobowych dokumenty potwierdzające pozytywny wynik kontroli lub badania na obecność w organizmie pracownia alkoholu lub środka działającego podobnie do alkoholu?

7. Pozostała dokumentacja zatrudnieniowa

Dokumentacja indywidualna (ewidencja czasu pracy, ubieganie się i korzystanie z urlopu wypoczynkowego, karta wynagrodzenia i wypłaconych świadczeń ze stosunku pracy, karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego).

Dokumentacja zbiorowa (dotycząca podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych i wypadków).
Wybór formy prowadzenia dokumentacji (albo postać papierowa, albo elektroniczna).

8. Elektronizacja akt osobowych i stanowisko resortu pracy

Zmiana postaci prowadzenia i przechowywania akt osobowych (warunki techniczne, zawiadomienie pracownika i byłego pracownika o możliwości odbioru poprzedniej postaci, wydanie dokumentacji, terminy).
Dołączanie dokumentu papierowego do e-akt.
Sporządzanie informacji o zmianie sposobu prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

9. Obowiązkowe i dobrowolne skrócenie okresu przechowywania dokumentacji

Pracownicy i zleceniobiorcy objęci 10-letnim okresem przechowywania.
Pracownicy i zleceniobiorcy przejściowi.
Pracownicy objęci 50-letnim okresem przechowywania.
Informacja o długości okresu przechowywania – dla kogo i sposób sporządzania.

10. Ponowne zatrudnienie pracownika

Okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej.
Ponowne zatrudnienie pracownika.
Kontynuacja zatrudnienia (bez dnia przerwy).
Ponowne zatrudnienie pracownika podczas 50-letniego okresem przechowywania dokumentacji.
Zasady kontynuacji starej teczki personalnej przy ponownym zatrudnieniu.